К сожалению, в сутках всего 24 часа, а за это время хочется успеть как можно больше. Следовательно, рабочее время нужно использовать с максимальной эффективностью, но как это сделать – вопрос, который задают себе миллионы людей.
Существует два варианта повышения продуктивности:
- Работать больше.
- Работать с умом, правильно формируя график.
Безусловно, второе решение более разумное, и сегодня поговорим о том, как достичь поставленной цели.
Чтобы добиться максимальной продуктивности в процессе выполнения рабочих обязанностей, необходимо научиться управлять своим временем. Предлагаем вашему вниманию полезные советы о том, как увеличить продуктивность собственного труда.
Итак, важно следить за тем, сколько времени выделяется на решение поставленных задач, и четко это время контролировать.
Если верить статистике, искусство правильно ощущать течение времени и оценивать его постигло всего 18 процентов людей. Остальные в этом плане склонны к ошибкам: когда кажется, что прошло полчаса, маленькая стрелка часов уже успела перескочить на следующую цифру. Отличным решением для разумного распоряжения временем станет использование трекеров, которые точно укажут, сколько времени отведено на конкретную задачу.
Важно регулярно устраивать перерывы, чтобы мозги успевали передохнуть
Удивительно, но регулярный кратковременный отдых повышает продуктивность работы и концентрацию внимания. Всего 15 минут отдыха между выполнением служебных обязанностей – и вы будете приятно удивлены тем, как легко стало работать.
А вот если от перерывов отказаться вовсе и заставить себя пахать, пока проект не будет закончен, производительность труда упадет наполовину – доказано!
Дедлайны и их соблюдение обязательны
Так уж устроен наш организм, что когда до сдачи проекта остается мало времени, мозги начинают работать шустрее, дело спорится лучше. Поэтому эксперты советуют следующее: если сроки не установлены заказчиком, необходимо установить их самостоятельно. Чем ближе «час Х», тем больше начинает стрессовать организм, но этот стресс контролируемый, он идет на пользу продуктивности труда.
Правило двух минут
Это удобный прием, способствующий повышению концентрации и результативности труда. Он состоит в выполнении небольших задач на протяжении двух минут. Актуально для всех, чей доход зависит от труда умственного, так как правило позволяет с большей эффективностью использовать короткие временные промежутки.
В чем суть. Если кажется, что с решением конкретной задачи можно управиться всего за 2 минуты, приступать нужно немедленно. Это позволит избавиться от «хвостов», исключить риск того, что о небольших делах забудут, а также высвободить время на что-то более трудоемкое.
Никаких ненужных встреч и совещаний!
Подобные мероприятия отнимают уйму времени, а вот в их важности и нужности возникают большие сомнения. Согласно результатам исследований, среднестатистический представитель касты «белых воротничков» тратит на малопродуктивные собрания не менее получаса в месяц. Это время можно было бы потратить с большей пользой, не правда ли?
Поэтому, прежде чем внести в свой график очередное совещание, следует задаться вопросом о том, нельзя ли решить поднимаемые на нем вопросы по телефону или путем переписки. Если ответ утвердителен, от встречи лучше отказаться.
Нельзя стремиться делать все и сразу
Бытует мнение, что одновременное выполнение нескольких задач экономит время, на самом деле все происходит с точностью до наоборот из-за резкого снижения концентрации внимания. Риск возникновения ошибок повышается в геометрической прогрессии, растет стресс, а производительность труда падает.
Психологи единогласны во мнении о том, что многозадачность при выполнении рабочих обязанностей оказывает негативное влияние на результат, поэтому они настоятельно рекомендуют приступать к решению следующей задачи только после выполнения предыдущей.
Эффективное использование времени, которое проводится в пути
По пути на работу, простаивая в пробке, вполне можно листать соцсети или отвечать на письма, генерировать новые идеи или де составлять планы на день.
Не стоит стремиться делать все идеально
Уйму полезного времени отнимает прокрастинация, не понаслышке знакомая всем, кто придерживается правила «Если что-либо делать, то обязательно – идеально». Вместо этого куда лучше работать на совесть, не зацикливаясь на ненужных мыслях, а освободившееся время потратить на другие дела или же на отдых – он тоже нужен. Стремление к идеалу пагубно, ведь всегда можно вернуться к выполненному и переделать его при необходимости, это лучше, чем «зависать» на несколько часов в поисках идеального решения.
Перерывы для физических нагрузок обязательны!
Опять обратимся к статистике, а она свидетельствует о том, что выполнение на протяжении рабочего дня небольших физических упражнений повышает продуктивность труда не менее чем на 20 процентов. Поэтому в течение дня целесообразно на короткое время отвлекаться и заниматься йогой, силовыми тренировками, да хоть банальными физкультминутками!
Отключение уведомлений
Социальные сети, электронная почта и прочие интернет-ресурсы отнимают уйму времени. Казалось бы, увидел сообщение о новом письме – прервался, чтобы на него тут же ответить. Если дело срочное, ясно, но ведь в процентах 90 случаев ответ мог подождать. Специалисты настоятельно рекомендуют отключать звук уведомлений, чтобы они не отвлекали от работы и позволили полностью сосредоточиться на решении задачи, актуальной в конкретный момент времени.
Работа с промежутками в 90 минут
Практика показывает, что лучше и эффективнее работает тот, кто через каждые 90 минут работы делает короткий перерыв и переключает внимание на что-либо другое. В результате проведенных исследований выяснилось, что самые успешные люди трудятся не более 5 часов в день. Звучит заманчиво, не правда ли?
Правильное оформление рабочего места
Казалось бы, какая разница, что окружает человека во время работы? Однако на самом деле не только удобное, но еще и уютное рабочее место способствует повышению концентрации внимания и улучшению качества работы.
Почему бы не украсить стол статуэтками и прочими симпатичными мелочами – специалисты утверждают, что от этого вы будете работать на 20 процентов эффективнее.
Не отвлекаться или делать это реже
Многим кажется, что ответить на звонок подруги или родителей да поболтать с ними минут 10, а затем выйти на перекур или выпить чашечку кофе – это не преступление. Но если подсчитать, сколько времени на протяжении рабочего дня на такие «не-преступления» уходит, большинство будет неприятно уделено. К тому же подобные мелочи изменяют режим и существенно снижают производительность.
Чтобы свести незапланированные перерывы к минимуму, лучше составить четкий график работы, предусмотрев в нем минутки отдыха (о их необходимости мы говорили выше). Именно такие минутки можно потратить и на кофе, и на болтовню, и на перекуры.
Если стоит задача в повышении продуктивности труда, решить ее можно более разумными методами, чем работа 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. Разумно будет записывать все, что нужно сделать, в блокнот и ставить плюсики после каждого пункта после его выполнения. Далее все зависит от правильного составления графика и неукоснительного его соблюдения.
