Согласитесь, ивенты в сфере партнерского маркетинга отличаются своим размахом, качеством подготовки и особым вниманием к деталям. Зачастую организаторы всего этого остаются в тени — что по нашему мнению не совсем справедливо!
В 4 выпуске нашей рубрики “Кто такой?” мы пообщались с Ануш Лазарян — руководителем ивент-отдела в Chilli Partners. Она детально рассказала о специфике работы на данной должности, о главных задачах и необходимых качествах. Присаживайтесь поудобнее и читайте.
Почитать про специфику других должностей в сфере партнерского маркетинга вы можете в специальном разделе на нашем сайте, а найти работу — в разделе Вакансии.
О себе
Расскажи коротко о себе в 3-5 нетривиальных, малоизвестных для аудитории фактах
Закончила кафедру режиссуры и театрализованных представлений. В ивент индустрии — около 10 лет, из них уже 3 года развиваю и поднимаю на новый уровень ивенты в Chilli Partners.
Около 6 лет проработала в event-агентстве, поэтому прекрасно понимаю рынок и умею работать с разными типами мероприятий.
Кто такой руководитель ивент отдела и как им стать
Как бы ты объяснила маленькому ребенку, кто такой руководитель ивент отдела компании?
Этот человек отвечает за все веселье на любом мероприятии. Например, если нужно устроить большой-большой День Рождения и позвать на праздник всю школу, то руководитель ивент отдела:
- Точно знает, у кого из детей и на что аллергия, кто любит апельсиновый сок, а кто — томатный;
- Когда все хотят пообщаться и поиграть, руководитель отдела просит включить приятную и тихую музыку. А когда потанцевать — песни, которые нравятся детям;
- В большом помещении можно запутаться, поэтому такой начальник заранее ставит везде указатели: тут туалет, тут — еда, а вот тут можно сыграть в настольный теннис;
- После праздника детей нужно не потерять, отдать в руки родителям и развести по домам. Без руководителя ивент-отдела тут никак.
Глобально, руководитель отдела — это человек, способный организовать любой праздник, встречу или посиделку так, чтобы всем понравилось.
Если бы тебя попросили описать свою должность при помощи мема, то какой бы ты выбрала и почему?
Рубрика “Семейное застолье”: пожилые родственники спрашивают, как им стать руководителем ивент отдела? На своём примере расскажи, как за 5 понятных шагов можно прийти к этой должности
Первый шаг. Обязательно узнайте, считают ли вас душой компании и постарайтесь вспомнить, где чаще собираются гости: у вас в квартире или в гостях у бабушки? Если на каждом празднике постоянно спрашивают «а когда придет гвоздь нашей программы», а потом появляетесь вы с букетом, гитарой и песнями — ну, в вас точно есть потенциал стать таким руководителем.
Еще один важный показатель — вы умеете планировать. Допустим, семейный поход: кто планирует список вещей, смотрит подходящие палатки, проверяет, не забыли ли спички и консервы, следит за тем, чтобы каждый надевал теплую обувь, а не бумажные кеды? Если это вы — значит, организационные навыки у вас тоже на высоте.
Второй шаг. Теперь осталось найти работу и устроиться в компанию, которая постоянно устраивает мероприятия для себя или своих партнеров по бизнесу. Нужна большая фирма, чтобы праздников было много (несколько в год минимум), с офисами по всему миру (чтобы вы не заскучали).
Третий шаг. Нужно показать всем, что вы — крутой специалист и заслуживаете возглавить отдел. Для этого нужно быть очень инициативным: предлагать мероприятия и рассказывать, какой результат они принесут.
Например, ужин с партнерами поможет заключить выгодную сделку, а благотворительное мероприятие положительно скажется на репутации компании. Если у вас убедительно получается — вы сможете стать вот таким начальником.
Четвертый шаг. Не расслабляйтесь и продолжайте работать.
Пятый шаг. Когда становится понятно, что ваших сил не хватает на проведение десятков мероприятий, вам предложат собрать целый отдел и руководить им. Соглашайтесь — ваши успехи заметили.
Задачи, обязанности, работа руководителя ивент отдела
Какие основные задачи должен решать руководитель ивент отдела?
Управлять командой: распределять проекты и задачи между сотрудниками, контролировать выполнение.
Мы проводим около двух мероприятий в неделю, а разделить обязанности нужно между несколькими менеджерами так, чтобы всем хватало работы. Не должно возникать ситуаций, когда один сотрудник в ужасной запаре решает проблемы по проекту, а второй сидит без дела.
Процесс контролируем при помощи еженедельных статус-чеков — руководитель смотрит, что уже сделано, справляется ли команда и хватает ли времени до дедлайна с запасом. В ивентах у вас нет права на ошибку: если анонс мероприятия вышел не вовремя, стенд поставить не успели, диджея начали искать за день до — мероприятие, скорее всего, обречено.
Коммуницировать с организаторами конференций и договариваться о спонсорских пакетах.
Допустим, компания собирается поставить стенд на крупной конференции. Значит, наладить отношения с организаторами нужно заранее — попросить их о классной локации, объяснить, почему не подходит то или иное место. И так несколько раз.
Работать в команде с руководителями смежных отделов и финансовым департаментом
Ивент-отдел всегда работает в самой тесной связке с отделами дизайна и PR — нужны баннеры, анонсы мероприятия, лендинги с формой регистрации и миллион других задач, без которых никакого ивента не получится.
Общаться с заказчиками внутри компании
У нас много инхаус-задач. Например, если руководителю affiliate отдела нужно провести корпоратив команды в Тбилиси, организацией занимаемся именно мы. Сначала уточняем запрос — сколько человек, когда, какие моменты особенно важны? Потом готовим предложение, согласуем его и реализуем.
Эта задача ничуть не проще остальных.
И наоборот, какие задачи не должен решать/в какие процессы не должен лезть опытный руководитель ивент отдела
Никакого микроменеджмента сотрудников. Важно, чтобы каждый ивент-менеджер мог полностью закрыть проект самостоятельно — от этапа согласований до полноценной реализации.
Устроено это так.
Есть идея или план, на основе которых мы начинаем готовиться к ивенту. После определения дедлайнов и основного пула задач проектом занимается именно менеджер: общается с подрядчиками, составляет бюджет, договаривается с музыкантами, ставит ТЗ на дизайн. Стараюсь не влезать в эти процессы — смотрю уже готовое предложение и вношу правки.
Подход, который не понимаю: сотрудник приносит готовую задачу (напимер, баннер) и говорит: «а мне не нравится». В моей команде наоборот: я прошу менеджеров показать результат, который нравится им самим, а после этого мы обсуждаем, как сделать еще лучше.
Часто сотрудники приходят с проблемами. Тогда я стараюсь направить ребят в нужное русло: проблемы — это нормально, но важно находить решения в таких ситуациях и уже с ними обращаться к руководителю.
Какими hard/soft скилами должен обладать сотрудник на этой должности?
- Ответственность;
- Стрессоустойчивость;
- Многозадачность;
- Коммуникабельность;
- Умение договариваться;
- Быстро работать;
- Умение видеть полную картину;
- Креативность и творческое мышление;
- Тактичность;
- Самоорганизованность;
- Умение выстраивать приоритеты…
… Можно продолжать до бесконечности. Такая профессия требует от тебя максимальной разносторонности: сложно предположить, с какими вызовами в работе ты столкнешься при организации того или иного мероприятия. Но если ты готов ко всему, есть широкий опыт — все получится.
Какие три качества, наоборот, могут помешать работе на данной позиции?
Абсолютно точно — лень, рассеянность и медлительность.
Опиши свой самый загруженный рабочий день
У меня редко бывают лайтовые дни. Но самый сложный — день конференции: следить за стендом, проводить активности, решать вопросы с персоналом, а потом проводить ночной сайт-ивент и параллельно курировать мероприятие в другой стране. И еще не забыть согласовать бюджет или списки к следующему мероприятию — сейчас или никогда.
Не знаю, как у меня получается делать все сразу — думаю, это о многозадачности.
Опиши свой самый лайтовый рабочий день
Выходной 😂
В такие дни рабочие вопросы никуда не деваются и я продолжаю их решать. Но, к счастью, не так много и быстро, как в будни.
Твой самый жуткий факап/неудача в качестве руководителя ивент отдела?
Возможно, это прозвучит очень самонадеянно, но я не припомню ни одного такого случая. Стараюсь вкладываться во все, чем занимаюсь, на 100%.
Конечно, бывают мелкие косяки или форс-мажоры, но они очень быстро решаются.
И наоборот: твоё главное достижение/успех на позиции руководителя ивент отдела?
Мы с моим руководителем создали полноценную инхаус-ивент команду, которая самостоятельно под ключ закрывает все ивент задачи компании — как внутренние, так и внешние.
Только за этот год наша команда удачно провела 47 ивентов — это в 2 раза больше, чем в 2023.
С какими сотрудниками/отделами ты взаимодействуешь чаще всего и по каким вопросам?
В структуре нашей компании, ивент-отдел — часть огромного департамента PR&Marketing.
Много взаимодействия с руководителями отделов PR и дизайна, с моим непосредственным руководителем и, конечно, с HR-командой — мы отвечаем за внутренние мероприятия в том числе.
Пофилософствовать
Самый забавный, кринжовый, необычный миф/слух, который ты слышала о своей должности?
Некоторым кажется, что работа в ивентах — это вечная тусовка и постоянные путешествия: этакая годовая подписка на отпуск. Это, конечно, не так: профессия требует колоссального труда. Ивент-менеджер первым приходит на площадку, а уходит последним, потому что вся ответственность за мероприятие лежит именно на нем.
Как думаешь, ИИ сможет заменить сотрудников в целом (и конкретно тебя) на позиции руководителя ивент отдела?
Нет. В нашей профессии важно не только очень много коммуницировать (24/7) и регулярно искать нестандартные пути решения в самых разных ситуациях, но и лично присутствовать на площадках, контролировать все процессы. Возможно, когда-нибудь ИИ сможет выполнять концептуальные задачи лучше человека, но вот с реализацией ему не справиться — тут, все таки, нужно физическое присутствие.
Сколько времени займет рост от новичка в сфере (впервые слышит про арбитраж, думает, что это связано с судом) до руководителя ивент отдела компании в affiliate marketing?
Ивент-менеджеру совсем необязательно знать, как масштабировать РК в FB адсетами и как поймать «зацеп». Намного важнее иметь организационные скилы и опыт в проведении мероприятий — думаю, опытный, но незнакомый с арбитражем сотрудник имеет все шансы реализовать потрясающий ивент.
Если бы ты могла добавить в свою работу 1 магическую кнопку, умеющую всё, что бы эта кнопка делала?
Я абсолютно точно хочу кнопку телепорта — командировок очень много, а в дороге теряются драгоценные часы. Телепорт бы решил эту задачу, и я могла бы мгновенно оказаться в нужном месте и в нужное время.
Пишите в комментариях, понравился ли данный формат и обязательно регистрируйтесь в Chilli Partners!
Читайте интервью с другими интересными гостями: